契約書になじみが薄い方の中には、十分な理解が行き届いていないケースが多いのですが、契約書（合意書）というのは、一定のケースが発生した場合に、一定の権利義務関係を拘束することを合意して証拠化する作業なのです。

前者を法律要件、後者を法律効果と呼びます。

「請求時に協議する」という内容では、結局請求しても強制できるような効果が何も発生しない（＝これをもって強制執行できない）のですから、結局は何も合意していないのと同じことです。

契約書の作成はよく弁護士と相談しながら進めることをお薦めします。